一、選題的目的
建筑行業(yè)中特別是監(jiān)理企業(yè)，絕大多數(shù)沒有自己的網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)。一方面因?yàn)閺臉I(yè)人員的素質(zhì)和現(xiàn)場(chǎng)條件限制。另外一方面先前簡(jiǎn)單粗放的管理模式也淡化了對(duì)信息管理的需求。
隨著區(qū)域保護(hù)的逐漸消失。隨著掛靠項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)的逐步加大，也隨著價(jià)格競(jìng)爭(zhēng)帶來的利潤(rùn)率不斷縮水。管理瓶頸逐漸鎖住了一些監(jiān)理企業(yè)成長(zhǎng)的夢(mèng)想。
我們通過對(duì)一些管理軟件的使用，了解到目前市場(chǎng)提供的管理軟件尚無法帶來監(jiān)理工作的實(shí)質(zhì)提升。如何在現(xiàn)狀更好使用面世管理軟件及找到未來監(jiān)理信息化軟件的發(fā)展方向是我們的主要目的。
二、監(jiān)理管理軟件的使用
2006年底，隨著監(jiān)理部在不同省份承接監(jiān)理項(xiàng)目，先前簡(jiǎn)單的信息管理方式開始呈現(xiàn)出混亂的表象。出差時(shí)間的增加導(dǎo)致業(yè)主滿意度降低，2007年，我們開始尋找一個(gè)能提升管理能力的辦公軟件，最終，我們選擇了金和管理軟件。
1．監(jiān)理信息化實(shí)施
信息化實(shí)施包含兩個(gè)內(nèi)容，一是硬件準(zhǔn)備(和普通監(jiān)理部一樣，每個(gè)工地監(jiān)理組均有基本的電腦和打印機(jī)，部分工地有網(wǎng)線)；二是軟件安裝和培訓(xùn)。
實(shí)際工作中，基于網(wǎng)絡(luò)的辦公軟件實(shí)施難度和費(fèi)用超過了我們的估計(jì)，服務(wù)器和固定IP地址購買的費(fèi)用超過了軟件本身價(jià)格。
2．用戶登陸
和其他基于互聯(lián)網(wǎng)的管理軟件一樣，金和管理軟件也由用戶名和授權(quán)密碼進(jìn)行登陸為更好地將信息化平臺(tái)應(yīng)用于項(xiàng)目和業(yè)主服務(wù)，業(yè)主辦公人員和部分項(xiàng)目部人員納入了用戶范圍，應(yīng)用用戶授權(quán)系統(tǒng)，將不同用戶的授權(quán)范圍區(qū)別對(duì)待，既保證溝通，也對(duì)項(xiàng)目信息進(jìn)行一定范圍的保密。
3．辦公界面
金和的辦公界面也采用一般辦公軟件的設(shè)置，在界面左側(cè)設(shè)置菜單群，右側(cè)設(shè)置編輯區(qū)。
4．通訊方式
金和管理軟件IOAS可以采用的用戶通訊方式有兩種，一種是類似QQ的及時(shí)網(wǎng)絡(luò)尋呼，每個(gè)用戶可以點(diǎn)對(duì)點(diǎn)或點(diǎn)對(duì)多進(jìn)行即時(shí)通訊和離線留言。另一種是捆綁手機(jī)號(hào)碼的移動(dòng)網(wǎng)絡(luò)尋呼，任何辦公網(wǎng)絡(luò)信息可以通過移動(dòng)網(wǎng)絡(luò)傳到用戶手機(jī)。
三、監(jiān)理管理軟件使用優(yōu)點(diǎn)及存在問題
在使用過程中有三個(gè)收獲和三個(gè)缺陷，其中收獲是：
1．信息共享最大化：先前每個(gè)人電腦中存放的監(jiān)理資料和標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范都各不相同，實(shí)施辦公軟件以后，所有人的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)及法律法規(guī)、文件樣本等通過電子文檔上傳到“公共信息”菜單內(nèi)，所有的用戶均可以在任何時(shí)候查詢和下載，提高了基礎(chǔ)資料儲(chǔ)備質(zhì)量。
2．工作檢查和文件傳遞及時(shí)化：先前檢查要在現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行，隨著項(xiàng)目距離的增大，檢查的次數(shù)難以保證，使用辦公軟件以后，可以在一個(gè)平臺(tái)上檢查所有人員的所有工作記錄；文件傳遞使用辦公平臺(tái)進(jìn)行后，文件的中間審查修改及簽字在網(wǎng)絡(luò)上進(jìn)行，流程控制，避免了有爭(zhēng)議文件的出現(xiàn)。
3．協(xié)調(diào)溝通扁平化：通過辦公平臺(tái)把業(yè)主和承包商納入用戶范圍后，與項(xiàng)目相關(guān)的問題可以在辦公平臺(tái)上得到及時(shí)溝通，且留下記錄，提高了項(xiàng)目協(xié)調(diào)的效率。
當(dāng)然和任何一款產(chǎn)品一樣，監(jiān)理部在使用辦公平臺(tái)過程中也發(fā)現(xiàn)了三個(gè)明顯缺陷。
1．整個(gè)軟件沒有針對(duì)監(jiān)理行業(yè)內(nèi)容進(jìn)行調(diào)整：由于金和IOAS是一款大眾化的辦公軟件，其菜單設(shè)置中有80％是與監(jiān)理業(yè)務(wù)甚至建筑行業(yè)無關(guān)的，憑用戶自己的能力，不可能進(jìn)行有效改進(jìn)。
2．精確管理思想也是致命缺陷：金和軟件一直把“精確管理”作為自己的賣點(diǎn)，事實(shí)上所謂精確是計(jì)算機(jī)數(shù)學(xué)原理的必然，利用計(jì)算機(jī)你想不“精確”都不可能，而實(shí)際監(jiān)理業(yè)務(wù)中不可能有那么多“精確管理”，更多的是不斷發(fā)生的意外和變化，而軟件無法應(yīng)對(duì)。
3．端口授權(quán)設(shè)置單一：辦公軟件是立足于一個(gè)公司內(nèi)部管理而設(shè)計(jì)的用戶授權(quán)體系，而監(jiān)理項(xiàng)目的管理更多是平行與部分人員共用交叉組成的復(fù)雜體系，而目前的軟件無法解決用戶授權(quán)問題。
四、未來監(jiān)理信息化需求分析
可以肯定地說，目前的管理軟件尚不能滿足監(jiān)理業(yè)務(wù)的需要，通過我們對(duì)現(xiàn)有辦公軟件的使用，我們認(rèn)為未來軟件性能需求上會(huì)有兩個(gè)明確的重點(diǎn)。
1．工作界面和流程的設(shè)計(jì)專業(yè)化：監(jiān)理業(yè)務(wù)的流程已經(jīng)規(guī)范化，針對(duì)這種規(guī)范化的流程制訂出專業(yè)化的辦公軟件應(yīng)該是基本需求。
2．系統(tǒng)審查智能化：沒有智能的軟件不能稱之為軟件，要有根據(jù)監(jiān)理業(yè)務(wù)經(jīng)驗(yàn)設(shè)定的報(bào)警點(diǎn)，識(shí)別不符合規(guī)定的文件，并自動(dòng)匯總和統(tǒng)計(jì)相關(guān)報(bào)表，真正節(jié)省人力。
五、結(jié)論和建議
目前辦公軟件市場(chǎng)尚無適合監(jiān)理業(yè)務(wù)的軟件。而監(jiān)理行業(yè)需要更適合現(xiàn)場(chǎng)上作的軟件出現(xiàn)，而未來的軟件必須立足于流程和智能設(shè)計(jì)。
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