一、背景
根據我們多年來的參觀和了解，國外ERP好像都沒有倉庫收發存報告或財務收發存報告這個說法，但在中國幾乎所有的財務人員每月化費大量時間，一定要出的一個報告就是收發存報告，當我們已經購買并實施了國外ERP后，由于中國財務人員已習慣使用其作為每月的物資流動統計分析報表，他們仍然要求系統必須能夠提供完美的收發存報告，為此從國外ERP中國代理商到各級使用者，都在原ERP的基礎上探索和開發適合中國財務人員使用財務收發存報表，但推廣和使用情況一直不是很理想。
從理論上分析，財務收發存是一個極其簡單的計算，就是記錄一個公司每月月初的庫存數量金額、當月出入庫數量金額及月底結存的數量金額。而國外ERP系統對每一比材料的收發都有詳細的記錄，做個簡單的累加不就行了，其實并不這么簡單，究其原因：即有算法的差別、軟件的局限也有操作不當的問題及網絡故障等問題。但值得高興的是，經過兩年多的摸索，我們已經找到了一個成功的解決方案，目前已經在多個子公司使用并得到驗證和認可，下面就以ERP財務收發存其問題分析和解決方法等方面進行詳細的說明。
二、問題分析
1.財務人員使用ERP收發存的基本要求
●系統報表本身每類每月月初金額必須等于上月月末金額；
●如果存在計算差異，特別是退貨等，需提供差異報表；
2.原財務手工收發存與ERP軟件財務收發存記賬方式的區別
3.在國外ERP軟件中開發收發存的局限性
●SYMIX數據庫不記錄物料某歷史時刻的庫存數量和金額；
●SYMIX收發記錄與基礎物料的緊密相關性；
4.即時移動加權平均法在ERP中的基本計算規則
●在“采購入庫”和“其它接收”時做移動平均計算；
●在“作業發料”、“訂單發貨”、“其它發出”時都以當前成本出庫；
●在“作業退料”、“訂單退貨”時，不做移動加權平均計算，以當前成本入庫；
●在“采購退貨”時以當前成本出庫，不做反向移動平均計算。
5.其它影響收發存報表的情況
由于收發存計算的基礎是某段時間所有的采購類物料收發記錄，如果不能夠保證這些數據的完整性，將導致數據的不一致，主要包括以下幾類：
●四舍五入的問題
●物料刪除
●修改物料編碼
●修改物料類型（制造的/采購的）
●修改物料分類（核算分類）
●系統時鐘不正確
●物料處理日志丟失或意外刪除
明白了算法的規則和區別并知道了可能出現的問題，我們就可以想辦法克服軟件本身的局限性，自動完善和處理意外情況，保證報告的完整和一致，方案見下文。
三、解決方案
1.程序設計原理
原理簡述：完全靠國外ERP軟件系統本身每月月底的物料編碼狀況和收發存記錄進行倒推計算，幾乎不可能滿足財務靠其記賬的要求，這都是因為國外ERP軟件本身的兩個局限性造成的，但在不違背其原計算規則的前提下，要打破其原有的局限性，并在一定程度上克服或解決所有影響收發存的可能情況，并非完全沒有可能，就是在國外ERP軟件數據庫中新建數據存儲表或另外新建一種其它類型的數據庫，能夠在每月月底或每次計算后存儲當前物料類型、數量和金額，然后再靠程序倒推計算本月收發存，通過與上月物料類型、數量和金額的比較，推斷出問題的原因，然后靠程序自動解決或提示財務人員手工調整，保證財務收發存計算的平衡。
前提條件：在上述原理下本方法還必須具備一定的前期條件，就是財務人員必須認可ERP系統物料月底結存數量和成本，即必須承認ERP系統當前庫存的準確率；并認同各種退貨差異；
2.程序和數據結構表說明
本方案需要一個主程序和兩個輔助程序及四個數據表來完成。
主程序：主程序可反復計算從上次結算日期至今任何一段時間的財務收發存狀況，并完成數據比較、問題分析、問題推測、問題記錄、問題提示和自動平衡的功能，系統發生何種人為或系統錯誤，都能保證當月財務收發存與上月數據的一致和本月收發存的完整；
輔助程序A：本程序主要完成數據月底結存處理，以便數據瀏覽、數據對比和問題處理，結存程序有一個結存限制，即：每個日期之前的收發記錄只能結存一次，且結存日期必須是主程序剛剛計算完畢的截止日期；
輔助程序B：本程序可方便快捷瀏覽歷史收發存記錄；
數據表A：用于存儲每月月底所有采購件的月底信息，并用于反復計算本月數據的臨時存儲表和比較分析表；本表記錄數據在一定程度上不會增大；
數據表B：用于存儲歷史收發存記錄，本數據表記錄會不斷增多；
數據表C：用于記錄每次收發存計算問題對比和處理的記錄，本數據表記錄會不斷增多；
數據表D：用于每月月底所有制造件種類和型號，本表記錄數據在一定程序上不會增大；
3.程序中的問題分析、數據平衡及處理方法
既然主程序保持了每次收發存計算都與上月數據完全一致，那么各種影響收發存的情況是如何處理的呢？
●四舍五入的問題（隱藏）
每個物料倒推期初金額如果與上月月底金額差異小于±0.1元，程序就把此差異自動挪入入庫金額中。因為在ERP移動平均算法中除不盡是很正常的事，所以四舍五入的差異就很正常；
●物料發料后被刪除（隱藏）
物料上月月底還有數量和金額，但當前如果一定被刪除，一定是發料后被刪除了，因為SYMIX中是不能刪除有數量的物料，所以，程序中就自動補充出庫數量和金額，幫助系統延續本物料的存在性，但到下個月也會被刪除；
●修改物料編碼（隱藏）
如果有人修改了一種物料的編碼（舊物料發料后刪除，新增一個新物料，再以同樣數量和金額收回），程序補充舊物料發出記錄保證原物料收發平衡即可，本月收發存中新舊物料會同時出現與報表中；
●修改物料類型（制造的/采購的）（顯示）
由于財務收發存是采購件的收發存，如果隨意變更有庫存的物料的類型，將直接導致當前庫存金額（月末金額）的增加或減少，所以程序，對于把采購件改成制造件的，自動補充發料記錄保持收發平衡，對于把制造件改為采購件的將自動假設其為當月新增物料，自動補充收了記錄，保持收發平衡，在平衡的前期下，給出變動提示，讓財務人員來審核變動的真實性；
●修改物料分類（產品分類）（顯示）
如果修改了一個物料的產品分類，首先是，它對整個倉庫的收發存的平衡和與上月數據的一致沒有影響，但影響了兩個產品分類的收存存，程序對次種情況保持不變，但把此變動提示給財務人員，讓財務人員來審核變動的真實性；
●系統時鐘不正確或物料處理日志丟失或意外刪除（隱藏）
如果客戶段時鐘嚴重失真或網絡狀況十分惡劣，將會導致收發記錄的轉移或丟失，對此種情況，系統將自動補充完善其發料或收料記錄，保證收發存的平衡及與上月數據的一致，同時記錄不一致的情況；
●所有收發存物料（采購類）的自動監督（顯示）
主程序還有一個功能是對所有采購件在系統中的使用情況進行監測，如果發現其有類似制造件使用狀況，比如：對定義為采購件的物料下達有作業單等，將提示財務人員給予核實。
其它說明：帶“隱藏”標記標示，此問題處理在報表中不顯示，財務人員看不到，財務人員只能看到“顯示”標記的問題處理和物料說明。系統管理員有權對隱藏類標示記錄進行問題分析，看是操作原因還是網絡原因等，并對用戶提出改進意見，不斷完善操作和系統，不斷減少錯誤記錄。
4.輔助報表（采購退貨差異報表，作業退貨差異報表，訂單退貨差異報表）
在國外ERP系統中，如果使用移動平均法進行成本核算，根據其計算法則，如果一個物料采購價相對比較穩定，無論有多少次退貨或退料，都不會產生多大的差異，但如果因為手工錯誤等原因將可能導致某物料當前成本過高或過低，雖然在新的收發存程序條件下，此種錯誤不會影響收發存的平衡和數據的一致性，但有必要給出報表和提示，防止各種差異向生產成本等的轉移；
由于國外ERP系統對各種退貨退料差異都有詳細記錄，可用各種瀏覽工具或直接的報表程序來監測即可。
四、綜述
據了解，有個公司每月就為了物料的成本核算和出收發存報告，每月要耗費3個人力化費1周以上的時間去把收發料單錄入到一個計算程序中，其正確性也沒法驗證，物料的負成本負金額是常見的，還有一個公司某類物料手工計算出當月暫估競為負三十多萬，這些都是信息化程度過低的一些表現，實施ERP給他們帶來了成本透明化、快速化和減輕勞動強度的可能，但他們對新的軟件和管理模式可能還不適應，工人的素質問題也不能即刻得到提高。財務收發存就是ERP實施中的問題表現之一，可你不解決這個問題，他就寧可化上十天半月來手工計算，但在此我們就不討論ERP實施策略和領導支持力度等問題了，總之任何革新都不是件容易的事。
總之，雖然上述方案，基本上解決了收發存數據的平衡和一致性問題，但操作失誤、流程問題和管理制度其實是問題的真正根源，錯誤的隱藏和自動智能處理并不是我們的最終目的，我們的最終目標是提高企業的信息化程度、提高企業的管理水平，類似收發存問題的還有很多。希望所有同行有信息共享，共同為中國企業的信息化盡一分自己的力量。最后我們要說的是：盡管前途坎坷，但我們永不言敗。
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本文標題：國外ERP之中國財務收發存
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