信息化工程監理在國內已進入成熟平穩發展期，監理服務得到客戶的認識和認可，并逐步規范。作為知識性IT服務，信息化工程監理重在信息的共享、流程的規范和知識的積累，并在此基礎上針對不同客戶不同項目進行嚴謹科學的分析，提供更高層的咨詢服務。開發一套功能強大架構合理的應用系統，對監理業務進行支撐，通過系統指導業務、拓展業務，為客戶提供更優質的服務，更能體現咨詢監理服務的價值所在。文檔管理系統是IT咨詢平臺的一個核心系統。
1 文檔管理系統的設計
1.1 設計思想
系統能夠對信息化工程咨詢監理企業和客戶帶來明顯的效果，為更好地保護國家信息化投資提供科學的管理工具，節省咨詢監理實施成本。立足標準、規范化的項目信息共享，專業化的信息工程咨詢監理知識庫體系，基于中國信息系統工程建設規范的專業咨詢監理業務平臺，適于云計算服務部署，提供租用服務，隨時隨地掌握項目動態并實施管理。
系統的主要功能，包括：(1)提供項目管理的經驗及技術標準；(2)提供信息系統工程建設的法律法規、標準規范；(3)提供IT咨詢、IT監理的報告模板；(4)指導各類咨詢報告的編制；(5)提供信息系統工程咨詢業務的標準化流程；(6)指導IT監理工作的實施。
1.2 設計依據
平臺設計以項目的建設任務和總體目標為依據。收集國際咨詢工程師聯合會(FIDIC)、國際信息系統審計與控制協會(ISACA)等國際協會先進的項目管理經驗及技術標準，結合國內信息系統工程建設法律法規，建立信息系統建設法律法規庫；根據國際國內標準要求完成項目建議書、可行性研究報告、項目申請報告、資金申請報告、評估咨詢、工程項目管理等咨詢報告模板，指導各類咨詢報告的編制；通過信息系統指導信息系統工程咨詢業務流程的標準化，提高信息系統工程咨詢項目實施質量。
1.3 系統資源類型
系統資源庫中資源的類型，包括：作業指導書；行業標準；專業技術；標準規范；法律法規；IT監理文檔模板；IT咨詢文檔模板；案例庫；課件；招投標文件(監理、施工)；合同(監理、施工)等。
1.4 系統用戶類型
系統的用戶，主要包括3大類：系統管理員、企業管理層領導(即高級用戶)和從事信息系統工程咨詢和監理的專業人員(即普通用戶)。系統管理員負責對平臺的管理與維護；企業管理層領導是企業所從事工作的領導人，通過該平臺他們可以了鏘企業員工對項目的執行情況，查詢行業發展的相關資料；專業人員承擔項目的具體實施工作，通過該平臺他們可以查詢項目實施過程中所需的相關資料，共享項目建設過程中積累的經驗成果。
1.5 系統架構
IT咨詢平臺采用三層體系架構，數據庫層、應用層及最前端的最終用戶的操作界面都支持基于java的先進技術，如圖1所示。
圖1 IT平臺系統體系架構圖
文檔管理系統的架構圖，如圖2所示。
圖2 文檔管理系統架構圖
2 主要功能的設計與實現
系統主要包括：資料分類體系管理、權限管理、資料管理(資料上傳，資料更新)、資料檢索、統計分析等功能模塊。
2.1 分類體系管理
分類體系采用樹形結構，分為多級：一級、二級、三級，不設級別限制，可以任意增加子節點。為了保障系統的擴展性，分類體系的第一級用于表示“家族”。文檔管理系統對應的一級為“資料管理(zlgl)”；從二級開始，定義文檔資料的分類。
2.1.1 列表
按照級別、上級名稱、名稱進行查詢，按照分類全稱進行排序。
2.1.2 新增/修改
新增分類時，需要創建對應的文件夾；修改分類時，不需要修改對應的文件夾。根據分類代碼、分類名稱、排序號來創建文件夾，存儲各自分類的資料。對應后臺文件夾命名：分類級別+System.current-Millions。借助后臺文件夾命名，當修改前天的分類名稱時，系統不需要隨之改動；同時，該分類下的文件對應路徑也不需要修改。這樣更加有利于系統的擴展和穩定。具體如表1所示。
表1 分類體系管理之新增/修改
2.1.3 刪除
刪除分類體系中的節點時，要遵循以下兩條“刪除約束”：只能刪除葉子節點，對于有子節點的不能直接刪除；已經被使用過的節點(文檔資料分類)不能刪除。在文檔資料表中查詢有對應分類的文檔，則視為該節點使用過。刪除時，只是將是否有效狀態修改為“無效”，在文檔資料上傳時不能選擇狀態為“無效”的分類。
2.1.4 資料分類說明，如表2所示
表格中的分類名稱在創建新的分類時由管理人員統一命名。資料分類體系下的每一層級分類都對應一個實際存在的文件夾；屬性分類等不對應實際存在的文件夾。
表2 文檔資料分類說明
2.2 權限管理
基于開發框架的權限管理，基于角色管理，和分類體系管理相結合，實現不同角色可以更新維護不同分類的文檔資料的功能，相當于數據權限管理。資料管理(上傳、更新)和資料檢索是兩個獨立的模塊，資料權限控制都采用這里定制的角色與資料分類體系對應關系。其中，資料檢索模塊使用“讀權限”，只能檢索瀏覽資料；資料管理模塊使用“寫權限”，可以更新維護資料。
在角色管理頁面增加“分配分類體系”功能，其實現方式類似與分配功能。完成分配分類體系之后，系統用戶在訪問系統文檔資料時，便完全遵守這里的數據權限設定。
2.3 資料管理
資料管理模塊的主要功能，包括：資料上傳/修改、查看、資料更新、刪除、文件路徑等。文檔資料的上傳類型，主要有：word、txt、pdf、ppt、excel、jpg、jpeg、gif等。
2.3.1 資料上傳/修改
資料上傳：進入上傳頁面，可以新增新的資料文件，上傳時對文件進行分類管理。
確定所屬資料分類，并指定對應的屬性分類(三個屬性分類)。資料上傳后資料狀態默認為“新增”，資料版本數默認為1。上傳文檔支持屬性分類，即一份資料文檔可以被劃分到三個分類中，用于對資料進一步的分類，便于查找。上傳格式如表3所示。
表3 上傳格式
上傳時根據資料分類確定文件需要保存的文件夾路徑。資料編號：自動生成，規則：4位年份+6位當年流水。
新增資料時，系統修改資料文件的名稱，在文件名后面加時間戳作為版本標記。修改時，系統刪掉原文件，并用當前時間戳標記后上傳到服務器。
修改：可以修改對應資料的相關信息，修改時直接覆蓋現有文件，如果要保留不同版本，則使用“資料更新”功能。
2.3.2 查看
在查看頁面(detail)，每打開一次一份資料文件，就要在系統數據庫中記錄文件訪問記錄，包括文件編號、訪問時間、訪問者登錄帳號等信息。
在查看頁面(detail)中檢索是否有該文件的歷史版本，如有則在查看頁面的下部以列表的形式最示，且可以點擊超鏈接打開查看頁面(detail)。
2.3.3 資料更新
資料更新用于創建對應資料文件的新版本，使用“資料更新”功能，系統保留資料的不同版本。系統建立資料更新表，結構和資料管理數據表相同。進行資料更新時系統操作步驟如下：
(1)首先備份資料管理數據表中對應的記錄，存放到資料備份表；此時不轉移文檔文件，仍然保持存儲在原目錄。
(2)在資料管理數據表中修改原紀錄，更新內容。將新版本的文檔資料文件上傳到對應的分類文件夾。
(3)資料版本數字段加1，資料狀態變為“更新”。
(4)使用“時間戳(年月日時分秒)”作為版本標記。
2.3.4 刪除
刪除文件資料，提醒信息：確認要刪除嗎？刪除后不能恢復。
刪除時，只能刪除本人上傳的，且只能刪除點擊次數小于3的。不僅僅要刪除數據庫中的記錄，還要刪除對應的文件。
2.3.5 文件路徑
文件在服務器路徑按照文件所在分類進行存放。更改資料分類時，要從原目錄拷貝到新目錄，并刪除原目錄的文件。
2.4 資料檢索
檢索后可以看到資料文件的最新版本。資料被檢索到后，如果點擊打開了資料文件的詳細頁面(detail)，系統記錄被檢索次數，作為統計分析的數據來源之一。
在查看頁面(detail)中檢索是否有該文件的歷史版本，如有則在查看頁面的下部以列表的形式顯示，且可以點擊超鏈接打開查看頁面(detail)。
2.5 統計分析
統計分析模塊的主要功能包括：資料點擊率排行、專題技術資料分類統計、行業經驗資料分類統計、屬性分類統計、資料貢獻情況等。其中，資料貢獻情況可以按照責任人統計、發布單位統計、年度統計等。
2.6 文檔目錄體系
2.6.1 文檔目錄劃分，如表4所示。
表4 文檔目錄劃分
2.6.2 文檔的命名規則
2.6.2.1 標準規范庫命名規則
[標準級別]_[標準編號]_[發布年份]_[標準名稱]
其中，標準級別分為：國際標準；國家標準；行業標準；地方標準；企業標準。標準編號：為標準發布的順序號，若一個標準分好幾部分，則在順序號后面加小數點再加分冊號。
2.6.2.2 行業案例庫
按照信息化建設劃分，行業分為智能交通、數字城管、數字監獄、金保工程和城市應急五大類。
命名規則：年份_[地域]_文件名稱_[發布單位]，其中，[]部分為可選項。
2.6.2.3 業務經驗庫
按照信息化建設劃分，業務分為機房工程、系統集成、綜合布線、軟件工程、安全防范工程和樓控系統六類。
命名規則：[標識]_[分類]_[發布時間]_[文檔名稱]，其中，標識：指導書(ZDS)；機房工程（CR）、系統集成（SI）、綜合布線(PDS)、軟件工程（SE）、安全防范(SP)、樓控系統(BAS)。
2.6.2.4 技術專題庫命名規則
年份_[地域]_文件名稱_[發布單位]
2.6.2.5 通用模板庫：按照咨詢、招投標、合同和監理四個類型劃分。
2.6.2.6 教程課件庫命名規則
[標識]_[分類]_[發布時間]_[文檔名稱]
其中，標識：課件(CW)；分類：機房工程、系統集成、綜合布線、軟件工程、安全防范、城市應急、儲存、服務器、空調、電源、網絡等。
2.6.3 文檔的屬性，包括：文檔標識，文檔名稱，作者，創建時間，上傳者，上傳時間，所屬行業分類，所屬文檔分類，權限等。
3 結束語
目前有資質從事信息化工程咨詢監理的企業近300家，但尚未有一套滿足監理業務要求的應用平臺，該平臺將為廣大信息化工程咨詢監理企業以及采用監理制的信息系統項目提供一套專業的業務管理系統，促進服務標準化、規范化。
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