ERP系統(tǒng)中加強(qiáng)采購業(yè)務(wù)內(nèi)部控制的具體措施主要有以下幾點：

（一）權(quán)限的控制

單位應(yīng)當(dāng)對采購與付款業(yè)務(wù)建立嚴(yán)格的授權(quán)批準(zhǔn)制度，明確授權(quán)批準(zhǔn)方式、權(quán)限、程序、責(zé)任和相關(guān)控制措施，規(guī)定經(jīng)辦人辦理采購與付款業(yè)務(wù)的職責(zé)范圍和工作要求。對各類不同的物資請購，企業(yè)應(yīng)建立完善的責(zé)任授權(quán)體系。部門物資需求由部門資產(chǎn)主管人負(fù)責(zé)；特殊請購計劃的制訂必須由公司計劃部、營銷部等相關(guān)部門綜合討論決定，與戰(zhàn)略相關(guān)的大宗支出還必須取得高層領(lǐng)導(dǎo)的同意。同時，為了保證權(quán)責(zé)對等，企業(yè)應(yīng)建立適當(dāng)?shù)目己梭w系，真正做到誰擁有權(quán)利誰承擔(dān)責(zé)任。例如，某公司賬套主管是李明，采購部業(yè)務(wù)員王麗向公司上級主管提出請購鍵盤計劃，請購數(shù)量為10只，業(yè)務(wù)員據(jù)此填制請購單。此時就必須需要賬套主管李明登錄系統(tǒng)，啟動采購管理系統(tǒng)，執(zhí)行“采購選項”、“業(yè)務(wù)及權(quán)限控制命令”，在“權(quán)限控制”下，選中“檢查業(yè)務(wù)員權(quán)限和檢查操作員權(quán)限”復(fù)選框。如果賬套主管沒有賦予業(yè)務(wù)員王麗操作權(quán)限，則在王麗錄入請購單時會彈出“對不起，您沒有錄入該部門的權(quán)限”窗口。

（二）審批的控制

企業(yè)的各個部門都應(yīng)該力求使采購申請業(yè)務(wù)制度化，即明確不同類型、不同級別的請購業(yè)務(wù)審批流程，保證所有的采購申請業(yè)務(wù)都經(jīng)過規(guī)定的審批程序。對于采購申請、采購訂單、外協(xié)加工訂單等，必須經(jīng)過某一個人的審核才能接著處理下一流程。對于不同的部門可能會指定不同的審核人。不正確的業(yè)務(wù)更正與刪除，待解報單的處理等都必須嚴(yán)格按規(guī)定進(jìn)行，嚴(yán)格執(zhí)行復(fù)核制度，充分保證計算機(jī)賬務(wù)處理不錯不亂。無論是靜態(tài)審核，還是動態(tài)審核，都要仔細(xì)核對輸出的賬務(wù)憑證與實際發(fā)生的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)是否一致。另外，制定相應(yīng)的上機(jī)守則與操作規(guī)程，是操作控制制度化的具體體現(xiàn)。比如固定資產(chǎn)的審核歸口到設(shè)備管理部門；計算機(jī)等IT設(shè)備的采購歸口到IT主管部門；預(yù)算審核歸口到財務(wù)主管部門；不同級別的人員又分別有不同金額的限制，超過之后必須由更高級別的人審核。

（三）業(yè)務(wù)執(zhí)行控制

1．到貨數(shù)量控制

控制到貨的數(shù)量是否允許超過訂單數(shù)量。對采購數(shù)量進(jìn)行控制，采購部門首先應(yīng)當(dāng)對每一份請購單審查其請購數(shù)量是否在控制限額的范圍內(nèi)，其次是檢查使用物品或獲得勞務(wù)的部門主管是否在采購單上簽字同意。對于大宗采購必須做各種采購數(shù)量對成本影響的分析。內(nèi)部會計控制制度必須對這些成本分析做出強(qiáng)制性的規(guī)定，并指定專人對成本分析是否實施進(jìn)行監(jiān)督。將各種請購項目進(jìn)行有效的分類，然后利用經(jīng)濟(jì)批量法測算出成本；對于請購數(shù)量不大或者零星請購的物品，采購批量的成本分析控制可參照資金預(yù)算來執(zhí)行。采購量越多，價格相對越低，但并不是采購越多越好，資金周轉(zhuǎn)率、倉庫儲存的成本等都會直接影響采購成本，應(yīng)根據(jù)資金周轉(zhuǎn)率、儲存成本物料需求計劃等綜合計算出最經(jīng)濟(jì)的采購量。因此必須事先確定好采購量。使存貨總成本最低的訂購量被稱為經(jīng)濟(jì)訂購量。

2．到貨成本控制

控制到貨成本是否允許超過訂單或合同成本。比如，設(shè)置了某一貨物的采購入庫成本不能超過訂單的10％，系統(tǒng)就不允許錄入成本超過訂單10％的采購入庫。從成本的角度來說，采購原材料或待售商品的價格和采購行為本身的成本構(gòu)成了產(chǎn)品成本中相當(dāng)大的一部分，因此，采購作業(yè)對企業(yè)盈利能力和財務(wù)流動性有著顯著影響。采購作業(yè)和存貨管理有著密切的關(guān)系，可以說，企業(yè)采購作業(yè)的成本在很大程度上取決于存貨管理的質(zhì)量。科學(xué)的、精確的存貨管理會在保證正常生產(chǎn)的基礎(chǔ)上，最大程度地降低采購作業(yè)的成本。

3.儲存成本

當(dāng)企業(yè)有存貨時就會有保管費用的發(fā)生，這一費用包括占用在存貨中的資金不能再投資的機(jī)會成本及場地租金、保險費等與儲存有關(guān)的費用。因此，為了節(jié)約儲存成本，企業(yè)應(yīng)盡量減少庫存量。對于這類成本，理想的狀況是降低到零，這就是及時采購的主要思想。可以通過以下措施來解決這一問題：1）減少供應(yīng)商數(shù)目，這樣就減少了談判的時間；2）調(diào)用供應(yīng)商檔案，選擇信譽(yù)好的供應(yīng)商，以降低檢驗和質(zhì)量成本。

（四）付款控制

付款控制應(yīng)該屬于應(yīng)付賬款系統(tǒng)，但是實際引發(fā)的原因在采購系統(tǒng)。控制付款可以通過以下辦法來進(jìn)行控制：

（1）財務(wù)部門在辦理付款業(yè)務(wù)時，應(yīng)當(dāng)對購貨發(fā)票、供應(yīng)商發(fā)票、結(jié)算憑證、訂購單、驗收單以及入庫單等資料的真實性、完整性、一致性、合法性進(jìn)行嚴(yán)格審核。對于未經(jīng)核準(zhǔn)的款項不能支付，對于上述資料不全的款項，應(yīng)要求補(bǔ)齊資料后，才能支付。

（2）會計人員要及時核銷已經(jīng)完成了付款程序的采購業(yè)務(wù)，并對應(yīng)付賬款、預(yù)付賬款等重要賬戶進(jìn)行嚴(yán)格管理。

（3）更改供應(yīng)商設(shè)置，控制對該供應(yīng)商的應(yīng)付賬款。

（4）企業(yè)也可在系統(tǒng)內(nèi)設(shè)置預(yù)警。公司設(shè)立請款控制，由財務(wù)人員對部門預(yù)算和付款要求核實后給予批準(zhǔn)；出納依據(jù)ERP中的供應(yīng)商信息，銀行轉(zhuǎn)賬付款或簽發(fā)票據(jù)。這里供應(yīng)商賬號信息的維護(hù)是企業(yè)需要關(guān)注的重點。會計人員依據(jù)付款單制單，為了確保業(yè)務(wù)的準(zhǔn)確，建立企業(yè)與銀行間、企業(yè)與供應(yīng)商間的對賬機(jī)制也是很有必要的。

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