南京揚(yáng)子塑料化工有限責(zé)任公司坐落于美麗的揚(yáng)子江畔南京化學(xué)工業(yè)園區(qū)內(nèi)，創(chuàng)業(yè)始于1984年，是國(guó)內(nèi)最大的化工包裝基地，主要生產(chǎn)紙塑復(fù)合袋、塑料編織袋、柔性集裝袋、薄膜制品、FFS 膜等包裝產(chǎn)品，鑄造了以FFS 包裝為紐帶的包裝產(chǎn)業(yè)鏈。系列包裝產(chǎn)品均采用日本、奧地利、意大利設(shè)備、工藝和技術(shù)加工生產(chǎn)，特別是處于國(guó)際包裝市場(chǎng)前沿的FFS 生產(chǎn)設(shè)備和技術(shù)的引進(jìn)，更使公司一躍成為國(guó)內(nèi)最具實(shí)力的 FFS 膜供應(yīng)商。
盡管在現(xiàn)在的企業(yè)信息化管理過(guò)程當(dāng)中，通過(guò)實(shí)施ERP軟件能切實(shí)提高企業(yè)的財(cái)務(wù)、采購(gòu)、銷售、生產(chǎn)等各個(gè)環(huán)節(jié)的優(yōu)化管理、實(shí)現(xiàn)物流、信息流、資金流的完整過(guò)程，從而提高管理的效率和業(yè)務(wù)的精確度，獲得盈利能力的提高。然而，在處理企業(yè)非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)，譬如費(fèi)用報(bào)銷、工作計(jì)劃、車輛管理等等內(nèi)容的時(shí)候，企業(yè)同樣需要一套專業(yè)的業(yè)務(wù)流程管理軟件進(jìn)行有效的資源配置和管理，來(lái)達(dá)到提高工作效率，協(xié)同不同部門之間的流程化工作的目的。正是基于這樣的原因，南京揚(yáng)子塑化公司在選擇鼎捷軟件易飛ERP系統(tǒng)之后，同時(shí)選擇了Easyflow系統(tǒng)，并且希望通過(guò)EF靈活的流程配置工具和表單設(shè)計(jì)工具，根據(jù)企業(yè)實(shí)際的行政流程、人事流程，財(cái)務(wù)流程。把一部分工作從傳統(tǒng)的紙面化方式通過(guò)電子化，流程化、規(guī)范化的方式完成。
揚(yáng)子塑化公司在2002年初就已經(jīng)實(shí)施過(guò)一次OA系統(tǒng)，但由于種種原因，當(dāng)時(shí)的這套系統(tǒng)沒(méi)有發(fā)揮很大的作用。迄今為止，也只是被用于做一些簡(jiǎn)單的行政類的信息發(fā)布，如會(huì)議通知，公司動(dòng)態(tài)發(fā)布等等。類似于一個(gè)內(nèi)部的網(wǎng)站。因此在實(shí)施工作流系統(tǒng)之前，揚(yáng)子塑化公司包括領(lǐng)導(dǎo)在內(nèi)的各個(gè)部門人員對(duì)工作流系統(tǒng)期望很大，非常希望通過(guò)實(shí)施工作流系統(tǒng)E化企業(yè)流程，真正的提高辦公人員的工作效率，為之后的ERP順利實(shí)施打好先頭陣。
實(shí)施過(guò)程
2006年6月5號(hào)，在塑化公司新落成的廠區(qū)大會(huì)議室里，召開了揚(yáng)子塑化公司工作流項(xiàng)目啟動(dòng)會(huì)。會(huì)上，拓步工作流顧問(wèn)師向揚(yáng)子塑化公司參會(huì)人員介紹了工作流產(chǎn)品的特點(diǎn)：
向?qū)奖韱卧O(shè)計(jì)，讓IT人員僅需十分鐘時(shí)間就能設(shè)計(jì)出企業(yè)需要的電子表單。
流程規(guī)劃直接在瀏覽器畫面，以“拖拉放”設(shè)計(jì)方式一氣呵成，圖形化流程圖一目了然，使用者容易熟悉使用支持瀏覽器表單；可在完全不寫任何程序代碼的情況下，快速完成具有復(fù)雜流程處理能力的電子表單。
新進(jìn)人員不必再為熟記繁復(fù)的行政流程所困擾，現(xiàn)行各級(jí)單位不必再為變動(dòng)的行政流程傷腦筋，IT人員不需花大量人力、時(shí)間做表單、流程修改。
流程規(guī)劃可設(shè)計(jì)串簽、會(huì)簽、條件式審批、核決權(quán)限等規(guī)則，任何復(fù)雜企業(yè)流程皆可應(yīng)用。
提供使用者自訂流程、標(biāo)準(zhǔn)流程等方式，同時(shí)完全支持標(biāo)準(zhǔn)流程下可臨時(shí)變動(dòng)流程的靈活性。
最多27種流程角色設(shè)計(jì)，包括項(xiàng)目角色、職等、職稱、代理人、及工作隊(duì)列等，提供企業(yè)工作流程角色定義的最大靈活性。
審批種類符合企業(yè)員工慣用用語(yǔ)，依單位層級(jí)使用分為四種審批種類：準(zhǔn)、不準(zhǔn)；同意、不同意；通知；會(huì)辦處理等。
支持流程解析角色處理，流程法則可角色的不同而變。
會(huì)上，拓步工作流的顧問(wèn)師結(jié)合之前的需求調(diào)研，描繪了實(shí)施工作流系統(tǒng)之后的工作環(huán)境。此次啟動(dòng)會(huì)為之后的實(shí)施打通溝通的渠道，也為之后的順利實(shí)施打下了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。在隨后的實(shí)施過(guò)程中，基于工作流系統(tǒng)靈活的配置平臺(tái)和引擎工具，顧問(wèn)師對(duì)揚(yáng)子塑化公司的系統(tǒng)管理員進(jìn)行了詳細(xì)的培訓(xùn)和技術(shù)轉(zhuǎn)移。
揚(yáng)子塑化公司應(yīng)用模塊
財(cái)務(wù)報(bào)銷
財(cái)務(wù)費(fèi)用的審批控管是企業(yè)非常重要和核心的業(yè)務(wù)流程，揚(yáng)子塑化公司通過(guò)工作流系統(tǒng)完成企業(yè)內(nèi)部絕大部分財(cái)務(wù)報(bào)銷流程審批的電子化，本身也說(shuō)明了對(duì)于工作流產(chǎn)品的信心和對(duì)于E化企業(yè)流程的決心。在財(cái)務(wù)報(bào)銷模塊上線之前，顧問(wèn)師就財(cái)務(wù)表單的格式和審批流程和揚(yáng)子塑化公司反復(fù)確認(rèn)討論，指定出了一套切實(shí)有效的電子報(bào)銷流程。包括差旅、招待費(fèi)、一般費(fèi)用等不同類別。
在報(bào)銷過(guò)程中，員工提交報(bào)銷單據(jù)后，在各級(jí)主管審批時(shí)只會(huì)關(guān)注報(bào)銷單據(jù)明細(xì)的合理性。當(dāng)整個(gè)報(bào)銷流程通過(guò)電子簽核后，會(huì)由財(cái)務(wù)根據(jù)實(shí)際的票據(jù)內(nèi)容比對(duì)電子表單的明細(xì)項(xiàng)，確認(rèn)無(wú)誤后完成報(bào)銷審批。這樣的審批方式大大減少了以往填單、報(bào)銷找領(lǐng)導(dǎo)簽字的問(wèn)題。提高了揚(yáng)子塑化公司的財(cái)務(wù)報(bào)銷效率。
并且當(dāng)需要查詢相關(guān)人員、部門的費(fèi)用情況時(shí)，直接通過(guò)系統(tǒng)的查詢接口，方便快捷。
會(huì)議管理
通過(guò)工作流系統(tǒng)的會(huì)議管理通知單，預(yù)定會(huì)議室、會(huì)議資源，并通知與會(huì)人員會(huì)議討論決議和注意事項(xiàng)，做到心中有數(shù)。發(fā)送至參會(huì)人員收件夾，提醒會(huì)議安排通知，并能有效了解參會(huì)人員是否確認(rèn)參加會(huì)議。系統(tǒng)能自動(dòng)記錄，所有會(huì)議日常安排，讓揚(yáng)子塑化公司各個(gè)人員了解企業(yè)最近最新的會(huì)議動(dòng)態(tài)和決議結(jié)果。
辦公用品管理
揚(yáng)子塑化公司每個(gè)月會(huì)根據(jù)公司不同部門的辦公用品需求統(tǒng)一采購(gòu)入庫(kù)，工作流的辦公用品模塊很好的解決了這樣的實(shí)際需求。從以往的辦公采購(gòu)入庫(kù)到各部門的辦公用品領(lǐng)用，完全通過(guò)電子化的方式管理。
在領(lǐng)用時(shí)還能查看辦公用品的庫(kù)存情況和圖示。
項(xiàng)目達(dá)成的效益
工作流系統(tǒng)在揚(yáng)子塑化成功實(shí)施后，規(guī)范了公司內(nèi)部的審核流程，包括車輛預(yù)定、收發(fā)文、合同管理、信息發(fā)布、以及上文提到的辦公用品申領(lǐng)、財(cái)務(wù)報(bào)銷、會(huì)議管理等環(huán)節(jié)，對(duì)企業(yè)的員工的協(xié)同辦公起到了良性的作用。同時(shí)一些基本的OA功能譬如法律、規(guī)章制度的瀏覽發(fā)布、網(wǎng)上調(diào)查、討論區(qū)、員工電話查詢也讓揚(yáng)子塑化公司的員工有了一個(gè)信息交流的平臺(tái)。
當(dāng)然，在實(shí)際的工作過(guò)程中，依托于工作流強(qiáng)大的自定義平臺(tái)，管理員還可以隨時(shí)根據(jù)企業(yè)的情況調(diào)整電子表單的格式和流程。真正做到企業(yè)流程的不斷優(yōu)化，提高了工作效率，有效節(jié)約了各項(xiàng)行政資源。
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