有人做過這樣的分析，采購中每1元錢的節(jié)省都會(huì)直接轉(zhuǎn)化為1元錢的利潤，即采購中的利潤轉(zhuǎn)化率會(huì)100%，在公司其他條件不變的前提下，假設(shè)公司的利潤率為5%，若想通過增加銷售來獲取同樣的利潤（1元錢），則需要增加20元的銷售。而如果從采購的角度減少1元錢的支出，比增加20元銷售容易得多。
對于企業(yè)來說，物資的采購是一個(gè)相對復(fù)雜的交易過程。按照采購的流程，大致可分為四步：
首先，采購商要尋找相應(yīng)的產(chǎn)品供應(yīng)商，調(diào)查他們的產(chǎn)品在數(shù)量、質(zhì)量、價(jià)格等各方面的符合程度。
其次，采購商在選定了某家供應(yīng)商之后，需要把詳細(xì)計(jì)劃和需求信息傳送給供應(yīng)商，以便供應(yīng)商能夠準(zhǔn)確地按照客戶要求的性能指標(biāo)進(jìn)行生產(chǎn)。如果產(chǎn)品樣品被認(rèn)可，并且供應(yīng)商有能力生產(chǎn)，采購商會(huì)發(fā)出一份標(biāo)有具體產(chǎn)品數(shù)量的采購訂單。
之后，采購商會(huì)接到供應(yīng)商的通知，告知采購訂單已經(jīng)收到，并確認(rèn)該訂單可以滿足。
最后，當(dāng)產(chǎn)品由供應(yīng)商發(fā)出時(shí)，采購商會(huì)再次接到通知，包括產(chǎn)品的發(fā)貨單。這時(shí)，采購方的會(huì)計(jì)部門在核對發(fā)貨單和采購訂單后付款。
這是一個(gè)復(fù)雜的采購交易全過程，如果當(dāng)原有訂單發(fā)生變動(dòng)時(shí)，整個(gè)過程將更加復(fù)雜。但是不難看出，在企業(yè)的整個(gè)采購過程中，采購雙方對信息的獲取，以及信息的相互傳遞是這一過程的主要工作內(nèi)容。為了簡化這種“你來我往”的煩瑣過程，目前有一些企業(yè)已經(jīng)開始利用互聯(lián)網(wǎng)的優(yōu)勢，將大量的數(shù)據(jù)通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行相互傳輸，以減少采購過程中勞動(dòng)力、印刷、電話、郵寄、出差等所消耗的費(fèi)用。
也有數(shù)據(jù)表明，利用電子采購的企業(yè)，一般可以節(jié)省5%-10%的采購費(fèi)用。很顯然，電子采購更便宜，也更有效。從某種角度來說，電子采購應(yīng)該從戰(zhàn)略而不是戰(zhàn)術(shù)的高度來看，我們應(yīng)當(dāng)避免把它單純的視為技術(shù)解決方案，同時(shí)也應(yīng)視為企業(yè)戰(zhàn)略管理的創(chuàng)新。
山東新華制藥股份有限公司可以作為一個(gè)例證。新華制藥在實(shí)施電子化采購之前，一直傳承傳統(tǒng)采購模式，即通過各種媒介或供應(yīng)商主動(dòng)推銷，獲知供應(yīng)商信息，以電話、供需見面會(huì)等為采購原材料的主要方法，庫存信息主要來源于各種統(tǒng)計(jì)和財(cái)務(wù)報(bào)表的匯總，由此而花費(fèi)大量的人力、財(cái)力、物力。2006年6月公司開始實(shí)施必聯(lián)電子采購管理系統(tǒng)，之后，采購部可以通過Internet直接向全國的供應(yīng)商進(jìn)行招標(biāo)，供應(yīng)商也可以及響應(yīng)采購信息。據(jù)新華制藥稱，3年來，公司在網(wǎng)上積累的采購需求、價(jià)格信息、供應(yīng)商供貨信息等近三萬條歷史紀(jì)錄，節(jié)約資金率達(dá)0.7%，必聯(lián)采購網(wǎng)已協(xié)助其完成信息共享、操作監(jiān)管、過程實(shí)施、供需協(xié)同等綜合性采購業(yè)務(wù)。
核心關(guān)注：拓步ERP系統(tǒng)平臺(tái)是覆蓋了眾多的業(yè)務(wù)領(lǐng)域、行業(yè)應(yīng)用，蘊(yùn)涵了豐富的ERP管理思想，集成了ERP軟件業(yè)務(wù)管理理念，功能涉及供應(yīng)鏈、成本、制造、CRM、HR等眾多業(yè)務(wù)領(lǐng)域的管理，全面涵蓋了企業(yè)關(guān)注ERP管理系統(tǒng)的核心領(lǐng)域，是眾多中小企業(yè)信息化建設(shè)首選的ERP管理軟件信賴品牌。
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本文標(biāo)題：電子采購：降低采購成本的智能武器
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