1.1.1. 功能概述
錄入和維護除采購發票以外的應付款項。應付單管理界面如圖3-5所示。在應付單管理模塊系統提供了聯查詢功能。選取某一記錄雙擊可以查看應付單明細記錄。
圖3-5
1.1.2. 準備事項
1、 定義好部門、員工信息。
2、 定義好會計科目。
3、 定義好應付單業務類型、付款方式。
4、定義好貨幣及其匯率信息。
5、菜單’窗口’中選取了’保存后自動新增’，那么錄入新單存后，系統自動給出一份空白錄入單。
6、在菜單’窗口’中選取了’刪除時提示’，則在刪除記錄時，系統會給出提示記錄。否則刪除時不提示。
1.1.3. 注意事項
1、 在定義應付單業務類型時已定義了應付單的對應會計科目，并以此作為貸方科目 ，所以應付單本身就是一張憑證。當應付單為紅票時，系統將用戶錄入的應付單’對應科目’作為貸方，以業務類型中定義的科目為借方，生成一張藍字憑證。
2、 固定資產、工資系統生產的應付款是作為應付單來管理的，但在應付單管理界面上看不到，只能在匯總表、明細表中看到，且在付款單中可以核銷。
3、 如果已審核的應付單進行了已進行了核銷（包括和付款單實時核、事后核銷、沖賬）則不能進行反審核。
1.1.4. 項目說明
應付單錄入界面所有帶*號的項目是必錄項目。主要錄入項目說明如下：
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項目名稱 |
項目說明 |
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1 |
公司編號 |
系統默認為當前實體的編號。 |
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紅票 |
用戶根據需要選用。系統默認值為藍票。 |
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2 |
審核流程 |
如果在系統管理中定義有審核流程則在錄入發票時必錄入，否則不錄入。 |
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3 |
單據日期 |
系統默認日期是當前登錄系統的日期。用戶可以維護。但單據日期不能小于當前期間。 |
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4 |
單據號 |
如果在系統管理系統參數中定義為自動生成，則在錄入發票時系統自動給 出單據號，用戶不能維護。否則城要用戶手工錄入單據號。 |
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5 |
業務類型 |
在業務類型欄打開下拉按扭，選取一種業務類型或手工錄入即可。 |
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6 |
項目類型 |
在項目類型欄下打開下拉按扭，選取某一項目。項目類型有三種供貨商、部門、員工，由系統給出，用戶不可以維護。 |
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7 |
供貨商編號 |
當項目類型為供貨商時，需要錄錄入供貨商編號。雙擊或按F3鍵調出供貨商信息，選取某一供貨商編號 ，或手工錄入供貨商編號。 |
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9 |
部門編號 |
當項目類型為部門時，需要錄錄入部門編號。雙擊或按F3鍵調出部門信息，選取某一部門編號 ，或手工錄入部門編號 |
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10 |
員工編號 |
當項目類型為員工時，需要錄錄入員工編號。雙擊或按F3鍵調出員工信息，選取某一員工編號 ，或手工錄入員工編號。 |
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11 |
貨幣 |
在貨幣欄打開下拉資料，選取某種貨幣。用戶手工錄入 |
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12 |
匯率 |
定義貨幣后，系統自動也其對應匯率，但用戶可以維護。 |
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13 |
金額 |
業務的發生金額。用戶手工錄入 |
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14 |
付款期限 |
在付款期限欄開打開下拉資料選用其中一種，系統根據付款期限自動給 出應付日期，也可以不錄。會款期限在采購系統維護。 |
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15 |
應付日期 |
如果系統選定了付款期限，應付日期會自動給出。否則需要用戶手工錄入 |
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16 |
年利率 |
可錄可不錄。如果錄入年利率則可以計提利息。 |
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17 |
對方科目 |
單擊對方科目顯示按扭，調出科目信息，錄入一會計科目或手工錄入。 |
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18 |
部門 |
在部門欄雙擊或按F3調出部門信息，選取一部門或手錄入即可。 |
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19 |
業務員 |
在業務員欄雙擊或按F3調出員工信息，選取一員工編號或手錄入即可。 |
1.1.5. 操作說明
應付單的錄入在應付單錄入模塊完成；應付單的維護則在應付單管理模塊中完成。操作步驟如下：
1、 新增：進入應付單錄入模塊或在如圖3-5所示的界面上單擊新增其界面如圖3-6所示。在界面上錄入相關信息。單擊菜單’儲存’就行。
圖3-6
2、 修改：在如圖3-5所示的界面上，選取一條單據狀態為新單的記錄，即可實現對此當前記錄的修改。但是公司編號、單據號、單據日期不能修改。
3、 刪除：在如圖3-5所示的界面上，選取一條或多條單據狀態為新增的單據，單擊菜單刪除，系統將刪掉錄前記錄。
4、 審核：在如圖3-5所示的界面上選取一單據狀態為新單的記錄，單擊菜單’審核’，系統會當前記錄的單據狀態由新單改為審核。在引狀態下，單據不能修改和刪除。
5、 取消：在如圖3-5所示的界面上選取一單據狀態為審核的記錄，單擊菜單’取消’，系統會當前記錄的單據狀態由審核改為新單。但已生成憑證的單據不能取消審核。
6、 憑證：在如圖3-6所示的界面上選取一單據狀態為審核的記錄，單擊菜單’憑證’，系統會當前記錄的生成憑證，并給出憑證編號。生成的憑證在本系統和總賬系統能查看。
1.1.6. 數據查詢
在應付單查詢界面查詢的方式有三種：移至、查詢、自定義查詢。查詢界面如圖3-7所示。界面查詢條件有單據日期、單據號、核算項目類型、核算項目編號、部門、業務員、單據狀態。系統默認的查詢條件是當前期間、所有核算項目、所有部門、所有業務員、各種狀態所有的單據。用戶要以根據需要對此進行組合查詢，請參見《公共操作手冊》；中的相關內容。
圖3-7
1.1.7. 數據輸出
應付單可以套打，套打格式用戶可以設計，也可以用系統默認式。請參見《單據打印設置手冊》。
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