1.1.1. 功能概述
錄入和維護付款申請單。付款申請單查詢界面如圖3-8所示。界面由兩部分組成。上半部分是申請單表頭信息，下半部分是申請單明細記錄。此表有聯查功能，能查看申請單的明細數據 。
圖3-8
1.1.2. 準備事項
1、 啟用應付系統。
2、 準備好采購發票、應付單。
1.1.3. 項目說明
付款申請單新增錄入界面上所有帶*號的記錄中必錄項目。主末錄入項目說明如下：
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項目名稱 |
項目說明 |
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公司編號 |
當前實體的編號，用戶不可以維護。 |
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付款申請編號 |
如果在系統管理系統參數中定義為自動生成，則在錄入發票時系統自動給 出單據號，用戶不能維護。否則城要用戶手工錄入單據號。 |
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審核流程 |
如果在系統管理中定義有審核流程則在錄入發票時必錄入，否則不錄入。 |
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計劃日期 |
系統默認日期是當前登錄系統的日期。用戶可以維護。但單據日期不能小于當前期間。 |
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付款類型 |
在付款類型欄打開下拉資料，選定一種付款類型即可。用戶不能進行維護。 |
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付款單位類型 |
當付款類型為應付單付款，則需要錄入付款單位類型。系統默認值為單位。 |
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供貨商編號 |
當項目類型為供貨商時，需要錄錄入供貨商編號。雙擊或按F3鍵調出供貨商信息，選取某一供貨商編號 ，或手工錄入供貨商編號。 |
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部門編號 |
當付款類型為應付單付款，且核算項目類型為部門時，此項目必須錄入。雙擊或用F3鍵調出部門信息，選擇一個部門單擊按扭確定即可。也可以手工錄入部門編號。 |
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員工編號 |
當付款類型為應付單付款，且核算項目類型為員工時，此項目必須錄入。雙擊或用F3鍵調出員工信息，選擇一個員工單擊按扭確定即可。也可手工錄入。 |
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貨幣 |
在貨幣欄打開下拉資料，選取某種貨幣。用戶手工錄入。 |
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匯率 |
定義貨幣后，系統自動也其對應匯率，但用戶可以維護。 |
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付款方式 |
在付款方式欄打開下拉資料，選定一種付款方式即可。付款方式在本系統其它基礎資料中進行維護。 |
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付款金額 |
本次申請的原幣金額，等于表體中付款金額合計數。用戶不能維護。 |
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計劃付款（本位幣） |
本次申請的原幣金額，等于表體中付款金額*匯率。用戶不能維護。 |
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未到期/過期 |
某款項的未到付款期，離付填充日還有多少天，或已到期，超過付款日期多少天，由選定的記錄帶出，用戶不可以維護。 |
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采購訂單號 |
某款項的采購訂單號，由選定的記錄帶出，用戶不可以維護。當付款類型為預付單付款時，雙擊采購訂單號欄或用F3鍵調出未開發票的采購計單信息，選取即可。用戶可以手工錄入。 |
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發票號 |
如果是發票則指某款項的發票號，若是應付單，則是應付單編號。由選定的記錄帶出，用戶不可以維護。當付款類型為采購付款或應付單付款則在發票號欄雙擊或按F3鍵調出發票信息，選取一張發票，點擊確定按扭即可。 |
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發票日期 |
某款項的發票日期，由選定的記錄帶出，用戶不可以維護。 |
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到期日 |
某款項的應付日期，由選定的記錄帶出，用戶不可以維護。 |
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付款金額 |
申請付款的金額，系統默認值為選定記錄的發票金額，用戶可以維護。但付款金額不能超過發票金額。如果此記錄已有未付款的申請則付款金額不能大于尚欠金額。 |
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發票金額 |
由選定的記錄帶出，用戶不可以維護 |
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尚欠金額 |
等于發票金額-付款金額(含已進行申請的金額) |
1.1.4. 操作說明
付款申請單的錄入在付款申請錄入模塊中進行，其維護則在付款單查詢模塊中進行。操作說明如下：
1、 新增：進入付款申請錄入模塊或在如圖3-8所示的界面上單擊新增，其新增錄入界面如圖3-9所示。當付款類型為采購付款時，表體中信息可以通過引入或選定供貨商后，在發票號欄雙擊調出發票信息；當付款類型為應付單付款時，表體中信息可以通過引入或選定供貨商、或部門、或員工后，在發票號欄雙擊調出應付單信息；當付款類型為預付款時，在采購訂單欄雙擊或用F3鍵調出未付款的采購訂單信息。用戶可以手工錄入發票或訂單號，系統會進行合法檢查。表體中用戶能維護的項目僅限于錄入或調出應付未付款的發票信息、或采購訂單編號，錄入本次付款金額。用戶在新增界面錄入相關項目，單擊儲存按扭保存。引入界面如圖3-10所示。采購發票選擇界面如圖3-11所示。應付單及訂單選擇界面參見圖3-11。
圖3-9
圖3-10
圖3-11
2、 修改：在如圖3-8所示的界面上，選取一條單據狀態為新單的記錄單擊菜單修改，即可實現對此記錄的修改。但是在修改狀態下，公司編號、付款申請單號不能修改。
3、 刪除：在如圖3-8所示的界面上，選取一條或多條單據狀態為新單的記錄單擊菜單刪除，即可刪掉當前記錄。
4、 審核：在如圖3-8所示的界面上，選取一條或多條單據狀態為新單的記錄單擊菜單審核，當前記錄的單據狀態由新單改為審核。
5、 終止：在如圖3-8所示的界面上，選取一條或多條單據狀態為部分執行的記錄單擊菜單終止，當前記錄的單據狀態由部分執行改為終止。當前記錄不能再次付款。（申請單部分付款后，其狀態由審核改為部分執行，若是全部款則其狀態由審核改為完成）
6、 取消：在如圖3-8所示的界面上，選取一條或多條單據狀態為審核的記錄單擊菜單取消，當前記錄的單據狀態由審核改為新單。
1.1.5. 數據查詢
在付款申請單查詢界面查詢的方式有三種：移至、查詢、自定義查詢。查詢界面如圖3-12所示。界面查詢條件有單據日期、單據號、供貨商編號、部門編號、業務員編號、單據狀態。系統默認的查詢條件是當前期間、所有供貨商、所有部門、所有業務員、各種狀態的單據。用戶要以根據需要對此進行組合查詢，請參見《公共操作手冊》；中的相關內容。
圖3-12
1.1.6. 數據輸出
付款申請單可以套打，套打格式用戶可以設計，也可以用系統默認式。請參見《單據打印設置手冊》。
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本文標題：拓步ERP平臺付款申請單錄入及維護
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