1.1.1. 功能概述
錄入和維護(hù)采購(gòu)發(fā)票。如果和采購(gòu)系統(tǒng)聯(lián)用，那么采購(gòu)發(fā)票可以從采購(gòu)系統(tǒng)引入。采購(gòu)發(fā)票管理界面如圖3-1所示，界面由兩部分組成上半部分是表頭部分說(shuō)明發(fā)票的基本信息，下半部分是表體部分是發(fā)票的明細(xì)記錄。此表有聯(lián)查功能，能查到發(fā)票的明細(xì)數(shù)據(jù)。如果和現(xiàn)金系統(tǒng)聯(lián)用，則現(xiàn)購(gòu)發(fā)票審核后自動(dòng)產(chǎn)生現(xiàn)金、銀行存款日記賬。
圖3-1
1.1.2. 準(zhǔn)備事項(xiàng)
1、 定義好會(huì)計(jì)科目、憑證模板、供貨商資料、部門、員工信息。
2、 如果和采購(gòu)、庫(kù)存、總賬系統(tǒng)聯(lián)用，應(yīng)啟用采購(gòu)、庫(kù)存和總賬系統(tǒng)。
3、 準(zhǔn)備好采購(gòu)訂單、采購(gòu)出庫(kù)單等開采購(gòu)發(fā)票的資料。
4、 菜單’窗口’中選取了’保存后自動(dòng)新增’，那么錄入新單存后，系統(tǒng)自動(dòng)給出一份空白錄入單。
5、 在菜單’窗口’中選取了’調(diào)節(jié)金額稅額’，那么在錄入發(fā)票時(shí)可以調(diào)整小數(shù)點(diǎn)后面的數(shù)字。
6、在菜單’窗口’中選取了’刪除時(shí)提示’，則在刪除記錄時(shí)，系統(tǒng)會(huì)給出提示記錄。否則刪除時(shí)不提示。
1.1.3. 注意事項(xiàng)
1、 發(fā)票可跨期錄入。
2、 發(fā)票表頭樣式用戶可以設(shè)計(jì)，且可以將設(shè)計(jì)好的表頭存為模板備用。也可以從系統(tǒng)給出的模板中引入。
3、 如果存貨系統(tǒng)啟用配比處理，則已在存貨系統(tǒng)和庫(kù)存單據(jù)時(shí)行配比了的發(fā)票不能反審核。
4、 本系統(tǒng)約定：只有在開采購(gòu)發(fā)票時(shí)已付出現(xiàn)金或銀行存款(已入賬)，才算現(xiàn)購(gòu)，否則都計(jì)入賒購(gòu)方式。
5、 如果已審核的發(fā)票進(jìn)行了已進(jìn)行了核銷（包括和付款單實(shí)時(shí)核、事后核銷、沖賬）則不能進(jìn)行反審核。
6、 如果在系統(tǒng)管理模塊中系統(tǒng)參數(shù)設(shè)定中已設(shè)定’產(chǎn)生無(wú)票應(yīng)付款，則有關(guān)采購(gòu)入庫(kù)、退庫(kù)單在審核時(shí)自動(dòng)產(chǎn)生應(yīng)付款。此時(shí)應(yīng)進(jìn)行應(yīng)付賬款和無(wú)票應(yīng)付賬款的核銷處理。開采購(gòu)發(fā)票時(shí)增加應(yīng)付賬款，減少無(wú)票應(yīng)付款。
根據(jù)入庫(kù)單開發(fā)票：若發(fā)票對(duì)應(yīng)的采購(gòu)出庫(kù)單已核銷，則發(fā)票生成的應(yīng)付單也同步核銷，但核銷金額不能大于發(fā)票金額。
根據(jù)采購(gòu)訂單開發(fā)票：核銷對(duì)應(yīng)的無(wú)票應(yīng)付款的原則是按先進(jìn)先出的原則對(duì)應(yīng)，更改無(wú)票應(yīng)付賬款余額，更新采購(gòu)入庫(kù)單的已開發(fā)票數(shù)量及金額。
1.1.4. 項(xiàng)目說(shuō)明
采購(gòu)發(fā)票錄入界面所有帶*號(hào)的項(xiàng)目舊必錄項(xiàng)目。錄入項(xiàng)目說(shuō)明:
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項(xiàng)目名稱 |
項(xiàng)目說(shuō)明 |
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1 |
發(fā)票類型 |
必錄項(xiàng)目。系統(tǒng)給出四種類型，開票時(shí)用戶可以選用一種，但不能維護(hù)。 |
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2 |
費(fèi)用發(fā)票 |
用來(lái)錄入一些費(fèi)用，如運(yùn)費(fèi)等。 |
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3 |
退補(bǔ)價(jià)發(fā)票 |
用來(lái)錄入發(fā)票。物料的退價(jià)或補(bǔ)價(jià) |
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4 |
審核流程 |
如果在系統(tǒng)管理中定義有審核流程則在錄入發(fā)票時(shí)必錄入，否則不錄入。 |
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5 |
發(fā)票日期 |
必錄項(xiàng)目。系統(tǒng)默認(rèn)日期是當(dāng)前登錄系統(tǒng)的日期。用戶可以維護(hù)。但發(fā)票日期不能小于當(dāng)前期間。 |
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6 |
公司編號(hào) |
系統(tǒng)默認(rèn)為當(dāng)前實(shí)體的編號(hào)。 |
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7 |
單據(jù)號(hào) |
必錄項(xiàng)目。如果在系統(tǒng)管理系統(tǒng)參數(shù)中定義為自動(dòng)生成，則在錄入發(fā)票時(shí)系統(tǒng)自動(dòng)給 出單據(jù)號(hào)，用戶不能維護(hù)。否則城要用戶手工錄入單據(jù)號(hào)。 |
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8 |
發(fā)票號(hào) |
必錄項(xiàng)目。用戶手工錄入 |
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9 |
供貨商 |
必錄項(xiàng)目。雙擊或按F3鍵調(diào)出供貨商信息，選取某一供貨商編號(hào) ，或手工錄入供貨商編號(hào)。如果在供貨商資料中已定義好了供貨商的結(jié)算貨幣、匯率、稅號(hào)、開戶銀行、銀行賬號(hào)則選取了供貨商后，這些信息系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)帶出。但您可以維護(hù) |
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10 |
貨幣 |
必錄項(xiàng)目。和供貨商進(jìn)行結(jié)算和貨幣。系統(tǒng)以供貨商資料中的結(jié)算貨幣作為默認(rèn)值，用戶可以維護(hù)。 |
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11 |
匯率 |
如果定義了貨種，系統(tǒng)以其對(duì)應(yīng)的匯率作為默認(rèn)值，但用戶可以維護(hù)。 |
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12 |
付款期限 |
在付款期限欄開打開下拉資料選用其中一種，系統(tǒng)根據(jù)付款期限自動(dòng)給 出應(yīng)付日期，也可以不錄。會(huì)款期限在采購(gòu)系統(tǒng)維護(hù)。 |
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13 |
應(yīng)付日期 |
必錄項(xiàng)目。如果系統(tǒng)選定了付款期限，應(yīng)付日期會(huì)自動(dòng)給出。否則需要用戶手工錄入 |
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14 |
付款方式 |
在體裁款方式欄打開下拉資料，選定一種付款方式即可。付款方式在本系統(tǒng)其它基礎(chǔ)資料中進(jìn)行維護(hù)。 |
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15 |
結(jié)算號(hào) |
當(dāng)用戶選定付款方式是現(xiàn)金以外的某種付款方式，且采購(gòu)方式為現(xiàn)購(gòu)時(shí)必須錄入結(jié)算號(hào)。 |
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16 |
采購(gòu)類型 |
在采購(gòu)類型欄打開下拉資料，選取一種即可。系統(tǒng)給出了9種采購(gòu)類型，用戶可以任選一種，但不可以維護(hù)。 |
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17 |
采購(gòu)方式 |
在采購(gòu)方式欄打開下拉資料，選取一種即可。系統(tǒng)給出了三種采購(gòu)方式，用戶不可以維護(hù)。 |
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18 |
現(xiàn)金折扣 |
用戶可錄可不錄。如果錄入了折扣率在計(jì)算時(shí)系統(tǒng)會(huì)進(jìn)行處理。此處錄入的折扣率是鐘對(duì)此發(fā)票的所有物料的。 |
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19 |
折后金額 |
扣除的扣后的金額=表體中合計(jì)欄含稅金額。 |
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20 |
未稅金額 |
未稅金額=表體中合計(jì)欄未含稅金額 |
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21 |
稅額 |
稅額=表體中合計(jì)欄稅額 |
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22 |
物料編號(hào) |
必錄項(xiàng)目。在物料編號(hào)欄雙擊或按F3鍵調(diào)出物料資料信息，選取某一物料即可。選定物料編號(hào)后，該物料名稱、規(guī)格、基準(zhǔn)單位、單位、換算率均由系統(tǒng)從物料資料中取出，用戶不可以維護(hù)。 |
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23 |
數(shù)量 |
必錄項(xiàng)目。物料的采購(gòu)數(shù)量。計(jì)算公式=單位數(shù)量*換算率 |
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24 |
單價(jià) |
必錄項(xiàng)目。當(dāng)發(fā)票類型為增值稅發(fā)票、且不為費(fèi)用時(shí)物料不含稅價(jià)，單價(jià)=含稅單價(jià)/（1+適用稅率）。 |
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25 |
含稅單價(jià) |
產(chǎn)品的含稅采購(gòu)單價(jià) |
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26 |
折扣率 |
某產(chǎn)品的折扣率。 |
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27 |
含稅總額 |
計(jì)算公式=數(shù)量*含稅單價(jià)*折扣率 |
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28 |
稅率 |
在稅率欄打開下拉資料選一產(chǎn)品的適用稅率。稅率資料在本系統(tǒng)或采購(gòu)系統(tǒng)其它基礎(chǔ)資料中維護(hù)。 |
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29 |
未含稅金額 |
計(jì)算公式=含稅金額 /1+適用稅率 |
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30 |
稅額 |
計(jì)算公式=未含稅金額*適用稅率。如果是增值稅費(fèi)用發(fā)票稅額 =金額*適用稅率。 |
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31 |
部門 |
必錄項(xiàng)目。在部門欄雙擊或按F3調(diào)出部門信息，選取一部門或手錄入即可。 |
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32 |
采購(gòu)員 |
必錄項(xiàng)目。在采購(gòu)員欄雙擊或按F3調(diào)出員工信息，選取一員工編號(hào)或手錄入即可。 |
1.1.5. 操作說(shuō)明
采購(gòu)發(fā)票的錄入在采購(gòu)發(fā)票錄入模塊完成；采購(gòu)發(fā)票的維護(hù)則在采購(gòu)發(fā)票查詢模塊中完成。操作步驟如下：
1、 新增：進(jìn)入采購(gòu)發(fā)票錄入模塊或在如圖3-1所示的界面上單擊菜單’新增’，其界面如圖3-2所示。在界面上錄入，或在圖3-2所示的界面上單擊菜單’引入’相關(guān)信息，單擊菜單’儲(chǔ)存’將錄入結(jié)果保存。如果采購(gòu)訂單上某物料的已開票數(shù)量小于訂單數(shù)量，則可以根據(jù)據(jù)采購(gòu)入庫(kù)單引入開出采購(gòu)發(fā)票，也可根據(jù)據(jù)采購(gòu)訂引入發(fā)票信息。
引入界面如圖3-3所示，界面信息由兩 部分組成：上半部分是訂單或入庫(kù)單的基本信息，下半部分是訂單或入庫(kù)單明細(xì)記錄。操作步驟是：
1） 選擇是從訂單引入還是從出庫(kù)單引入發(fā)票信息，再選取日期范圍。系統(tǒng)會(huì)將選定期間的未開發(fā)票的記錄列出。
2） 再單擊供貨商顯項(xiàng)按扭，調(diào)出供貨商信息，選取某一供貨商。
3） 選取某一訂單或入庫(kù)單，用戶可以根據(jù)需要選取明細(xì)記錄。系統(tǒng)默認(rèn)值是已選的訂單或入庫(kù)單的所有細(xì)記錄。一次可以選多張訂單或入庫(kù)單。單擊確定按扭將信息引入到發(fā)票。
圖3-2
圖3-3
2、 上一項(xiàng)、下一項(xiàng)：在新增、修改或查詢狀態(tài)下，點(diǎn)擊上一頁(yè)按扭，就可以查看或修改當(dāng)
前記錄的上一條記錄；點(diǎn)擊下一頁(yè)就可以查看或修改當(dāng)前記錄的下一條記錄。
3、 修改：在如圖3-1所示的界面上選取一單據(jù)狀態(tài)為新單的記錄，單擊菜單’修改’，就可以對(duì)此條記錄進(jìn)行修改。但公司編號(hào)、單據(jù)號(hào)、供貨商、單據(jù)日期不能修改。
4、 刪除：在如圖3-1所示的界面上選取一條或多條單據(jù)狀態(tài)為新單的記錄，單擊菜單刪除’，系統(tǒng)能將當(dāng)前記錄刪掉。
5、 審核：在如圖3-1所示的界面上選取一單據(jù)狀態(tài)為新單的記錄，單擊菜單’審核’，系統(tǒng)會(huì)當(dāng)前記錄的單據(jù)狀態(tài)由新單改為審核。如果當(dāng)前發(fā)票的采購(gòu)類型是現(xiàn)購(gòu)，則在審核時(shí)自動(dòng)生成現(xiàn)金或銀行存款日記賬。在審核狀態(tài)下，單據(jù)不能修改和刪除。
6、 凍結(jié)：在如圖3-1所示的界面上選取一單據(jù)狀態(tài)為審核的記錄，單擊菜單’凍結(jié)’，系統(tǒng)會(huì)當(dāng)前記錄的單據(jù)狀態(tài)由審核改為凍結(jié)。在引狀態(tài)下，單據(jù)不能修改、刪除。
7、 取消：在如圖3-1所示的界面上選取一單據(jù)狀態(tài)為審核、凍結(jié)的記錄，單擊菜單’取消’，系統(tǒng)會(huì)當(dāng)前記錄的單據(jù)狀態(tài)由審核改為新單或由凍結(jié)改為審核。但已生成憑證的單據(jù)不能取消審核。已和庫(kù)存單據(jù)進(jìn)行配比且?guī)齑鎲螕?jù)已生成憑證的發(fā)票不能取消審核。
8、 憑證：在如圖3-1所示的界面上選取一單據(jù)狀態(tài)為審核的記錄，單擊菜單’憑證’，系統(tǒng)會(huì)當(dāng)前記錄的生成憑證，關(guān)給出憑證編號(hào)。生成的憑證在本系統(tǒng)和總賬系統(tǒng)能查看。
1.1.6. 查詢樣式
在發(fā)票查詢界面查詢的方式有三種：移至、查詢、自定義查詢。查詢界面如圖3-4所示。界面查詢條件有制單日期、發(fā)票號(hào)、部門編號(hào)、狀態(tài)。系統(tǒng)默認(rèn)的查詢條件是不受日期限制、所有部門、各種狀態(tài)所有的發(fā)票。用戶要以根據(jù)需要對(duì)此進(jìn)行組合查詢，請(qǐng)參見《公共操作手冊(cè)》；中的相關(guān)內(nèi)容。
圖3-4
1.1.7. 數(shù)據(jù)輸出
發(fā)票可以套打，套打格式用戶可以設(shè)計(jì)，也可以用系統(tǒng)默認(rèn)式。請(qǐng)參見《單據(jù)打印設(shè)置手冊(cè)》。
核心關(guān)注：拓步ERP系統(tǒng)平臺(tái)是覆蓋了眾多的業(yè)務(wù)領(lǐng)域、行業(yè)應(yīng)用，蘊(yùn)涵了豐富的ERP管理思想，集成了ERP軟件業(yè)務(wù)管理理念，功能涉及供應(yīng)鏈、成本、制造、CRM、HR等眾多業(yè)務(wù)領(lǐng)域的管理，全面涵蓋了企業(yè)關(guān)注ERP管理系統(tǒng)的核心領(lǐng)域，是眾多中小企業(yè)信息化建設(shè)首選的ERP管理軟件信賴品牌。
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